31 Mai Gagnez en efficacité avec un logiciel de gestion
Actualité
Choisir son logiciel de gestion
Le commerce électronique est en pleine croissance au Québec, et les PME sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers la vente en ligne pour atteindre de nouveaux clients et augmenter leurs ventes. Cependant, pour réussir, il est essentiel de bien gérer ses commandes, ses stocks, les paiements, les expéditions et les retours notamment, à la fois pour ne pas perdre de temps dans des tâches qui ne font pas partie de votre cœur de métier mais aussi pour avoir un client satisfait. Avoir un système de gestion est alors une solution qui peut vous faciliter la vie!
C’est ce qu’a présenté le 24 mai dernier Alexandre Caron, Directeur du commerce électronique au service eLog chez PME MTL, accompagné de Louise Bouchard, fondatrice de la Savonnerie M’Nonga D’Amour et soutenue par eLog lors d’un webinaire présenté par Mon Commerce En Ligne.
1. Pourquoi installer un logiciel de gestion?
Pour commencer, une feuille Excel peut très bien fonctionner, mais plus l’entreprise grandira et plus vous aurez besoin d’organiser et d’automatiser votre comptabilité, la gestion de vos stocks, vos bases de données, notamment. Pour certaines tâches manuelles et répétitives comme celles-ci, un logiciel de gestion peut vous aider : vous gagnerez ainsi en efficacité et vous pourrez vous concentrer sur des tâches plus importantes, comme celle de faire grandir votre entreprise!
Il y a évidemment d’autres avantages non négligeables. Selon Louise Bouchard, l’installation d’un progiciel de gestion intégré (ERP) va surtout l’aider à « prendre des décisions éclairées en fournissant des informations précises et en temps réel sur les finances, les stocks et les ventes ». En prenant en compte plusieurs facteurs, elle aura une idée claire de la marge qu’elle peut aller chercher sur ses produits et donc sur les prix qu’elle peut appliquer.
2. Meilleur de sa catégorie VS Meilleure solution intégrée
Après avoir défini vos besoins, il faudra sélectionner le ou les bons outils de gestion pour vous. Il y a alors deux stratégies :
– Meilleur de sa catégorie (best of breed) : chaque fonction (comptabilité, gestion des stocks, etc.) est accomplie par le meilleur logiciel de sa catégorie, comptatible avec d’autres logiciels. Point faible : cela peut entraîner des problèmes d’intégration entre les différents systèmes.
– Meilleure solution intégrée (best of suite) : un système qui offre une solution complète de fonctionnalités pour l’ensemble de l’entreprise. Point faible : il n’offre pas les meilleures performances dans plusieurs domaines et nécessite généralement de la personnalisation.
Pour les entreprises en commerce électronique à petit budget, Alexandre Caron recommande la stratégie du meilleur de sa catégorie et donc d’utiliser une combinaison de logiciels très performants dans leur catégorie qui peuvent être connectés les uns aux autres. Il faudra ainsi penser à un logiciel pour la comptabilité, pour l’inventaire, pour la vente B2C et pour la vente B2B si pertinent.
3. Une préparation nécessaire avant l’implantation
Comme pour tout système de gestion, il faut se préparer à l’installation, qui peut s’échelonner sur plusieurs semaines, en fonction de la complexité du/des système(s), de vos produits et du nombre d’utilisateurs.
L’installation nécessite souvent une analyse approfondie des besoins et des flux de travail de l’entreprise pour s’assurer que le système est configuré correctement. Il faudra également standardiser ses façons de faire afin de les intégrer au(x) logiciel(s) plus facilement.
« Pour une personne non initiée, un accompagnement sera certainement nécessaire afin de s’assurer de sélectionner les meilleures options pour l’entreprise et pour que l’installation soit fluide. Il faudra également prendre en compte que le personnel devra être formé sur le nouveau système pour assurer une transition en douceur », précise Alexandre Caron.
En résumé, migrer vers un logiciel de gestion est un processus qui peut prendre du temps – de l’analyse des besoins de l’entreprise pour faire le bon choix de logiciel(s) à la configuration et à l’installation en elle-même – mais c’est un outil essentiel pour gérer efficacement les opérations quotidiennes et favoriser la croissance de l’entreprise.
Vous faites du commerce en ligne et vous souhaitez gagner en efficacité ?
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